Scheid de vraag van de stukken
Begin met het materiaal ‘Conceptofferte, huurvoorstel en investeringsstaat’. Schrijf er de herkomst, de beschikbare versie en de datum van de beslissing naast. Als een onderdeel alleen mondeling bekend is, vermeld je wie het kan bevestigen. Zo ontstaat een bruikbaar onderscheid tussen iets dat al in het dossier staat en een verwachting die nog besproken moet worden.
Het werkproduct voor deze stap is ‘Datumlijst met één eigenaar per vraag’. Zet daarin één open punt apart. In deze casus is dat ‘Welke vraag vereist vóór de reservering een afzonderlijke specialist?’. Schrijf bij het punt wat je nog nodig hebt om erover te beslissen. Een bron, concrete waarneming of aangewezen verantwoordelijke maakt de vervolgstap beter uitvoerbaar dan een algemene afspraak om later opnieuw te kijken.
De twee condities in het werkblad
Korte opdracht komt uit op 2 onderdelen. Bij brede opdracht staat 5 onderdelen. Het verschil bedraagt 3 onderdelen in opwaartse richting. Bij het inventariseren helpt dit paar om te controleren of ‘Conceptofferte, huurvoorstel en investeringsstaat’ wel beide condities beschrijft. Ontbreekt één kant, dan hoort die beperking in ‘Datumlijst met één eigenaar per vraag’.
Open voor de inventarisatie een werkregel met als opschrift «Orden de drie vragen naar beslisdatum». Registreer bij «Korte opdracht» de waarde 2 onderdelen. Registreer 5 onderdelen op een afzonderlijke regel voor «Brede opdracht». Zet naast beide de herkomst, datum en afbakening. Het bewijsstuk voor je eigen bewerking is Conceptofferte, huurvoorstel en investeringsstaat. Komt het benodigde gegeven alleen in een gesprek ter sprake, laat de aangewezen gesprekspartner het dan bevestigen voordat je de regel als gecontroleerd markeert. De bedragen of tellingen in deze oefening horen bij het gekozen voorbeeld.
Van uitwerking naar beslissing
Neem ‘Vergelijk de beloofde resultaten’ pas op nadat duidelijk is welke informatie daarvoor beschikbaar is. Gebruik je inventaris als overdracht. Zet bij ‘Datumlijst met één eigenaar per vraag’ de naam van de verantwoordelijke, de nog ontbrekende bron en het moment waarop je het punt opnieuw beoordeelt.
Scheid de vraag van de ondernemer, de afgesproken adviesopdracht en de beslissing waarvoor een specialist nodig is. Bij de vraag ‘Orden de drie vragen naar beslisdatum’ helpt het om één toetsbare zin te noteren over een intake met drie verschillende hulpvragen. Vermeld welke informatie je gebruikt en welke afspraak nog ontbreekt. Een collega kan dan zien welke vervolghandeling logisch is zonder de hele aanleiding opnieuw te reconstrueren.
